Modelo de facturación tradicional impresa en la era de la Facturación Electrónica
La Facturación Electrónica en México es ya una realidad que se ha implementado de manera obligatoria desde este año de 2011.
Aunque su implementación, según algunos testimonios, ha sido un tanto compleja, lo cierto es que, para aquellos cuyos montos de facturación son menores a los 4 millones de pesos anuales la expedición de los comprobantes fiscales ahora es mucho más sencilla en el caso de continuar con la impresión de los mismos.
A partir del 1 de Enero de 2011 desapareció la figura del Impresor Autorizado que era el único medio, para la gran mayoría de los contribuyentes, para obtener sus comprobantes fiscales sea cual fuere el tipo que, de acuerdo a su régimen, podía expedir. Con esta nueva modalidad se expanden las opciones en cuanto a impresión, en otras palabras, las imprentas ahora son una oferta más en el ámplio abanico de posibilidades de impresión.
Nótese que me refiero a la posibilidad de seguir utilizando comprobantes impresos, no a la expedición electrónica de los mismos. Esto quiere decir que es posible seguir imprimiendo nuestros comprobantes aunque ahora hay un límite establecido para las personas físicas: $4,000,000.00 (cuatro millones de pesos) anuales.
Para el caso de las personas morales la situación se torna compleja en el caso de la impresión porque los límites de facturación no pueden ser mayores a los $2,000.00 (dos mil pesos) por cada comprobantes, razón por la cual es mejor utlizar la facturación electrónica.
Para poder imprimir comprobantes fiscales en la actualidad se debe de realizar lo siguiente:
Entrar al Sistema Integral de Comprobantes Fiscales (SICOFI) en dónde obtendremos la autorización para imprimir la series de folios que necesitamos de acuerdo a al vigencia de los mismos que será de 2 años a partir de la fecha de emisión de la autorización.
En este caso accedemos a la página del SAT en dónde se encuentra el acceso a los servicios del SICOFI.
Nota: Para todos estos casos es recomendable utilizar Microsoft Internet Explorer dado que utiliza librerías específicas que con otros navegadores no podrán ser activadas.
Nos aparecerá la siguiente pantalla:
También es posible acceder a través de la Firma Electrónica Avanzada:
Una vez validados nuestros datos, aparecerá un recordatorio en donde nos indican la fecha de vencimiento, si es el caso, de la Firma Electrónica Avanzada, para luego aparecer la siguiente pantalla:
En esta pantalla nos aparecerá la información que tenemos registrada ante el SAT y nos porporciona 3 opciones: “Consulta de Aprobaciones”, “Aprobación de Folios” y “Salir”.
La que nos concierne en este caso es la opción de “Aprobación de Folios”, la cual al darle click alñ botón correspondiente aparecerá la siguiente:
Visualizaremos nuestro R.F.C. y aparecerán en un menú desplegable las opciones de comprobantes que tendremos disponibles de acuerdo a las obligaciones registradas antes el SAT, mismo que seleccionaremos de acuerdo a lo que necesitamos solicitar:
En el ejemplo, el contribuyente tiene variedad de comprobantes que puede expedir, pero estas pueden variar.
Una vez seleccionado el tipo de comprobantes, vamos escribiendo la información en cada uno de los campos: “Serie”, “Folio Inicial”, “Folio Final” y “Movimiento” (en este último campo no es posible realizar acción alguna por lo que siempre será “APROBACION”) y le damos click al botón “Continuar”.
Es en este momento en donde se hace la validación de la información a la vez que, se supone, se hace un chequeo de nuestra situación fiscal. Si todo es correcto el SICOFI deberá devolvernos una pantalla de resultados con los siguientes datos:
- El número de aprobación de la serie de folios solicitados.
- Folio inicial
- Folio Final
- Serie (si se da el caso)
- Fecha y hora de la emisión del número de la autorización
- El tipo de captura (si fue Normal o es una Modificación)
- La imagen del código bidimencional
Luego de obtener los resultados, se nos generará un archivo PDF con estos resultados y un archivo BMP con la imagen del código bidimencional, mismos que debemos guardar en un medio de almacenamiento externo.
Una vez que tengamos los dos archivos (aprobación y código bidimencional), viene el momento de decidir el tipo de impresión de nuestro comprobante.
Nota Importante: Esta documentación debemos de guardarla en algún lugar fácil de recordar dado que son nuestros recibos de la expedición de los comprobantes fiscales ante la autoridad, en este caso el SAT (recordemos que hasta el año pasado, 2010, los Impresores Autorizados resguardaban esa información para tenerlas disponibles en caso de ser requeridos para alguna consulta).
Ahora el formato de nuestro comprobante podremos realizarlo en cualquier tipo de programa que nos permita el diseño del mismo, pudiendo ser como se manejaba antes o un nuevo formato. Esto queda totalmente a nuestra decisión en cuanto a diseño y forma de impresión., teniendo en cuenta que si no emitimos muchos comprobantes es posible que nos convenga hacer la impresión por nuestros medios, en caso contrario si es una emisión regular, es posible que nos convenga encargar en una imprenta o un lugar de impresión digital, las cantidades de comprobantes que nos vayan a servir.
Debemos observar que el comprobante deberá llevar los siguientes datos:
- El nombre o razón social de contribuyente (además si hay un nombre comercial)
- R.F.C.
- La dirección fiscal (podemos agregar teléfonos y demás datos pertinentes)
- La fecha de emisión del comprobante
- El número de folio de la factura (en este caso si ya anteriormente se habían solicitado los servicios de un impresor autorizado, el folio debe ser consecutivo al último impreso y de ahí en adelante)
- Los campos relativos a los datos sobre el servicio por sobre el cual se va a emitir el comprobante como pueden ser: cantidad, descripción, precio unitario, total, subtotal, I.V.A., (gran) total, cantidad con letras (pregúntenle a su contador sobre todos estos campos ya que pueden existir variaciones de acuerdo al tipo de comprobante a emitir).
Además, el comprobante debe llevar impreso invariablemente en toda la serie de folios:
- El código bidimensional y a una medida no menor de 2.75 x 2.75 cms
- La leyenda: “La reproducción apócrifa de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales”
- El número de aprobación SICOFI
- La leyenda: “Este comprobante tendrá una vigencia de dos años contados a partir de la fecha de aprobación de la asignación de folios, la cual es: dd/mm/aaaa”
La ubiación de todos los datos anteriores no tiene un orden en específico, sin embargo puede tomarse cualquier modelo que tengamos a mano de algún comprobante y adaptarlo a nuestras necesidades (es recomendable que antes toda la información sea verificada por un contador o acudir a la oficina del SAT que nos corresponda para que nos orienten al respecto). Esta es la información que el diseño de nuestro comprobantes deberá llevar, mismo que entregaremos a la imprenta o a cualquier servicio de impresión, o en casa en nuestra impresora.
La validez del comprobante se encuentra en el número de autorización que previamente hemos solicitado al SICOFI y en el código bidimensional que contendrá toda la información al respecto y que puede ser leída por un lector de códigos QR (en algunos modelos de celulares viene incluida una aplicación que nos permite leer estos códigos a través de la cámara fotográfica). También debemos tener en cuenta que la vigencia de la serie de folios autorizados es de 2 (dos) años contados a partir de la fecha de emisión de la autorización.
Con todo lo anterior desaparece por completo los requisitos que los impresores autorizados solicitaban para la impresión de comprobantes, ya que ahora cada contribuyente es responsable del uso y acceso al SICOFI y a la emisión de sus comprobantes.
Cabe destacar que este tipo de impresión de comprobantes nos permite manejar los mismos a como estábamos acostumbrados teniendo en cuenta el límite de los $4,000,000.00 (cuatro millones de pesos) anuales.
De acuerdo a algunos testimonios, se ha presentado el caso en que clientes rechazan el comprobante debido a la falta de la cédula de identificación fiscal, misma que ya no es necesaria pero que por costumbre se da este fenómeno. Se ha resuelto el problema agregando la imagen de la misma cédula tanto en el modelo de facturación electrónica como en el modelo impreso ya vigente.
Cualquier duda o aclaración es recomendable preguntarle a su contador o acudir a la oficina del SAT que les corresponda antes de imprimir comprobante alguno.
Toda la información aquí contenida fue recopilada en base a lo que el SAT ha publicado dentro de su sitio y a otros medios sobre facturación electrónica al respecto.
Comentarios
Tengo entendido que por una modificación, ya no es obligatorio que contenga el nombre del cliente al que se le expide la factura, mientras que el RFC sí es obligatorio.
Ademas, de que el contribuyente tiene la obligación de validar los comprobantes que le expidan, para verificar si son válidos o no.
Muchas gracias por la información. Verdaderamente útil para los extintos “impresores autorizados”.